Laporan

A.    Laporan

1.       Pengertian Laporan

Laporan merupakan unsur yang sangat penting, terutama dalam menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan. Seringkali karena luasnya organisasi, pimpinan tidak dapatmenguasai keadaan secara terperinci mengenai semua hal-ihwal yang terjadi pada tingkat bawah dari organisasi yang dipimpinnya. Tetapi dengan bantuan laporan pimpinan atas dapat mengetahui secara terus-menerus apa yang terjadi setiap hari pada unit-unit yang paling bawah. Dengan mempertimbangkan bahan-bahan yang disampaikan melalui laporan-laporan, akhirnya sebagai pimpinan ia dapat mengambil kebijaksanaan-kebijaksanaan yang tepat dan cepat. Sebagai pegangan mengenai pengertian laporan, kita dapat mengatakan bahwa laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Karena laporan yang dimaksud sering mengambil bentuk tertulis, maka dapat pula dikatakan bahwa laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

2.       Dasar-dasar Laporan

Sebuah laporan bertolak dari beberapa dasar, yaitu: orang yang memberi laporan, pihak yang menerima laporan dan sifat dan tujuan umum laporan.

a.        Pemberi Laporan

b.       Penerima Laporan

c.        Tujuan Laporan

3.       Sifat Laporan

Hasil yang diharapkan dapat berujud perbaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, pengambilan keputusan, sejalan dengan tujuan laporan itu. Hasil yang diharapkan itu hanya mungkin dicapai bila sifat laporan itu baik. Laporan yang baik itu harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas. Bahasa yang baik dan jelas itu dapat menimbulkan pengertian yang tepat, bukan kesan atau sugesti. Disamping sifat-sifat seperti disebutkan diatas, sebuah laporan harus pula mengandung sifat-sifat berikut. Laporan itu harus mengandung imajinasi. Pengertian imajinasi di sini meliputi masalah : pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan itu. Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit, yang berarti tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu. Laporan yang baik juga tidak boleh memasukka hal-hal yang menyimpang, yang mengandung prasangka atau memihak. Laporan juga harus disajikan secara menarik. Seperti hal seorang yang ingin memiliki sesuatu barang, bukan karena barangnya itu yang menarik tetapi hasil yang akan diperoleh dari barang yang diinginkannya itu.

4.       Macam-macam Laporan

Telah disinggung diatas bahwa ada laporan umum yang dibuat untuk kepentingan dunia usaha, dan ada pula laporan yang dibuat untuk kepentingan pendidikan. Laporan-laporan umum dapat dibagi sesuai dengan bentuk dan maksudnya :

a.        Laporan berbentuk Formulir Isian

b.       Laporan berbentuk Surat

c.        Laporan berbentuk Memorandum

d.       Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

e.       Laporan Berkala

f.         Laporan Laboratoris

g.        Laporan Formal dan Semi-formal

5.       Struktur Laporan Formal

Struktur laporan, seperti juga karangan lainnya yang berbentuk buku harus meliputi unsur-unsur berikut. Unsur-unsur tersebut dapat disusun menurut kedua variasi berikut :

a.        Halaman Judul

b.       Surat Penyerahan

c.        Daftar Isi

d.       Ikhtisar dan Abstrak

e.       Pendahuluan

f.         Isi Laporan

g.        Kesimpulan dan Saran

6.       Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang digunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Yang dimaksud dengan bahasa yang baik tidak perlu berarti bahwa laporan itu harus mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan. Tetapi sekurang-kurangnya dari segi sintaktis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain, antara satu kalimat dengan kalimat yang lain.

7.       Laporan Buku

Laporan buku sebenarnya bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Untuk memahami buku tersebut maka semua prosedur yang perlu untuk meningkatkan sebuah karangan diterapkan pula dalam laporan buku. Laporan buku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal, di samping itu laporan ini berbeda dari laporan-laporan lain karena ia tidak diperlukan oleh penerima laporan. Karena itu cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut : judul, pendahuluan (mencakup surat penyerhan dan pendahuluan), isi laporan, kesimpulan dan saran.

8.       Penutup

Pendeknya apa saja yang menjadi pokok sebuah laporan, entah bidang pendidikan, perdagangan, industri, diplomasi, teknik, ilmu pengetahuan, semuanya harus disusun secara logis dan jelas. Pada bagian terkahir selalui disertai penilaian tentang baik-buruknya, serta saran-saran untuk mengambil tindakan bila perlu. Baik laporan umum maupun laporan buku sebenarnya mempunyai titik  singgung dengan ringkasan. Keduanya merupakan penyajian suatu pengetahuan yang lebih luas mengenai suatu hal, tetapi dibuat secara lebih singkat untuk maksud tertentu. Keduanya mempunyai perbedaan dengan ringkasan, yaitu ringkasan tidak mengandung pendahuluan dan kesimpulan.

Sumber : Gorys Keraf. 1994. Komposisi. NTT : Nusa Indah